Dispatcher Paragon od Konica Minolta
Efektivní správa tisku a nákladů
EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ NÁKLADŮ DÍKY OPTIMALIZOVANÉMU TISKU
V dnešní době každá organizace (ať už jde o malou společnost, korporátní prostředí, veřejnou organizaci, nebo vzdělávací zařízení) usiluje o maximalizaci transparentnosti a kontrolu svých nákladů. Jedním z předpokladů je přesný přehled o všech tiskových operacích pro umožnění případného rozúčtování nákladů na tisk dle oddělení a jednotlivých uživatelů. Dispatcher Paragon od společnosti Konica Minolta je ta pravá aplikace pro tento účel.
Dispatcher Paragon Workflow
Centrální řízení uživatelů a rolí
- Centralizované řízení uživatelů: Individuální uživatelská přístupová práva k funkcím kopírování, tisku, skenování a faxování je možno snadno a pohodlně centrálně spravovat.
- Role pro uživatelský přístup: Správce může přidělit uživatelům různé úrovně přístupu k zařízení a funkcím zařízení. Tyto úrovně je možno snadno spravovat na základě vytvoření odpovídajících uživatelských rolí.
- Centralizované řízení ověření: Typy přihlášení uživatele do zařízení zahrnují ověření karty, uživatelské údaje a ověření PIN, přičemž správce stanoví, který typ ověření uživatele bude aktivní.
Podrobné reporty o výstupech a nákladech
- Webové reporty: Snadná příprava podrobných přehledů a flexibilních reportů, které mohou zahrnovat všechny činnosti jednotlivých uživatelů nebo uživatelských skupin. Tím je usnadněno monitorování nákladů na každodenním, týdenním a měsíčním základě nebo za delší časové období.
- Manažerské reporty: Sestavení těchto hlášení, automaticky nebo na vyžádání, poskytuje vedení společnosti kompletní, jasně strukturovaný a srozumitelný přehled s podrobnostmi o celkovém tiskovém prostředí.
- Export reportů: Export reportů do různých formátů za účelem usnadnění a urychlení sdílení výsledků.
- Automatické reporty: Funkce plánování, která automaticky generuje reporty v pravidelných intervalech (měsíčně, čtvrtletně nebo ročně) pro účely ještě podrobnějšího přehledu.
Řízení rozpočtů a kvót
- Snadné přidělování rozpočtu: Správce může přidělovat individuální rozpočty různým uživatelům – což usnadňuje omezení tiskových činností konkrétních uživatelů za účelem udržování kontroly nad náklady na tisk, kopírování, skenování a faxování.
- Pravidelné přerozdělování rozpočtů: Rozpočty přidělené jednotlivým uživatelům a uživatelským skupinám jsou nejlépe řízeny prostřednictvím automatického přerozdělování nebo doplňování v uvedených intervalech. Díky tomu správce nemusí provádět rutinní úkony. I přesto je stále možné provádět přerozdělení nebo kvóty manuálně, což umožňuje provádění občasných mimořádných tiskových úkolů.
Platební systém: Dispatcher Paragon nabízí různé pohodlné možnosti načítání na uživatelské účty: - Načtení u pokladny: Obsluha pokladny obdrží od uživatele peníze, které uloží na uživatelský účet přes aplikaci Dispatcher Paragon Cash Desk Management.
- Samoobslužné načtení: Přes platební zařízení mohou uživatelé ukládat hotovost (mince a bankovky) přímo na svůj účet.
- Načtení kreditní karty: Přes PayPal nebo DIBS.
Účtování a monitorování tisku
- Účtování a monitorování tisku: Pro účely snadného sestavení kompletní historie tisku mohou být všechny tiskové úkony v síti sledovány v reálném čase. Integrovaný terminál Dispatcher Paragon zajišťuje podrobné vyúčtování kopírování, skenování a faxování (dostupné i přes externí terminály).
- Flexibilní přidělování zdrojů: Správce může přidělovat uživatele ke konkrétním nákladovým střediskům. Alternativně si každý uživatel může před tiskem individuálně zvolit vhodné nákladové středisko nebo projekt.
- Individuální kalkulace ceny: Různým zařízením, nákladovým střediskům a uživatelům je možno přidělit individuální ceníky. Proto i v případě různorodé tiskové infrastruktury je možno připravit přesnou kalkulaci tiskových nákladů.
- Sledování zařízení třetích stran: Sledování tiskových úkolů může zahrnovat tiskovou infrastrukturu celé firmy, tj. je možné i u zařízení od jiné společnosti než Konica Minolta.
Výhody
Snížení nákladů a lepší přehled o provozu
Systém umožňuje efektivní sledování a řízení tiskových procesů, což vede k výraznému snížení provozních nákladů a lepší kontrole nad využíváním tiskového prostředí.
Snížení kapitálových výdajů a zlepšení cashflow
Díky optimalizaci tiskového prostředí a možnosti využívat flexibilní modely financování lze minimalizovat vysoké počáteční investice do zařízení a zlepšit finanční toky ve firmě.
Zvýšení produktivity ve vaší organizaci
Automatizace tiskových procesů, snadná správa zařízení a rychlý přístup k tiskovým službám přispívají k vyšší efektivitě zaměstnanců a celkové produktivitě firmy.
Pokročilé zabezpečení informací a zajištění souladu s předpisy
Zabezpečený tisk, ochrana citlivých dokumentů a dodržování legislativních požadavků na ochranu dat zajišťují, že vaše tiskové prostředí splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy.
Snížení dopadu na životní prostředí
Optimalizace tiskových procesů, snížení spotřeby papíru a energie a podpora ekologických postupů pomáhají minimalizovat ekologickou stopu vaší organizace.
Dispatcher Paragon: Zabezpečené tiskové procesy a přehled o tiskových nákladech
Pokud jsou tiskárny nebo multifunkční zařízení umístěny na centrálních místech, mohou ostatní zaměstnanci vidět výtisky svých kolegů, pokud není možné tiskové úlohy vyzvedávat osobním způsobem. Často se také stává, že zaměstnanci odešlou tiskovou úlohu a následně zjistí, že výtisk nepotřebují, nebo že je třeba něco opravit. Navíc bývá obtížné přiřadit tiskové náklady konkrétnímu oddělení.
Dispatcher Paragon: Zabezpečené a časově úsporné tiskové procesy pro více uživatelů na jednom PC
Sdílení jednoho počítače mezi více uživateli může představovat riziko pro bezpečnost dat u tištěných dokumentů. Navíc je často nutné ručně třídit výtisky u tiskového zařízení, aby bylo možné zjistit, které tiskové úlohy patří konkrétním zaměstnancům.