Uhlíková stopa dat není zanedbatelná. Uložení 1 GB dat spotřebuje 0,015 kWh elektřiny a 0,28 kg emisí CO₂. Řečeno jinak: elektřina potřebná k uložení přibližně 3 500 e-mailů po 5 MB vyprodukuje přibližně tolik CO₂ jako při ujetí kilometru osobním vozem. Smazání 1 000 e-mailů by znamenalo uhlíkovou výhodu přibližně pěti gramů CO₂.Není to jen ukládání dat, které spotřebovává zdroje, ale také přenos dat. Například proces stahování nebo přenosu 1 GB dat vyžaduje 3 kg CO₂. Podle výpočtů France Télévisions zaměstnanec s průměrným e-mailovým provozem vyprodukuje každý den tolik skleníkových plynů, kolik jich vyprodukuje jedenáctikilometrová cesta autem. O úklidu digitálního prostoru je dobré uvažovat stejně jako ve fyzickém světě. Uchovávání nechtěných nebo nepoužívaných věcí zabírá místo, spotřebovává zbytečnou energii, zdroje a ztěžuje nalezení toho, co potřebujeme. Proto jsme si pro vás připravili 5 našich nejlepších tipů, jak vyčistit digitální úložiště a šetřit energii:
Skvělým nástrojem pro sdílení je SharePointu Online. Nemusíte ukládat několik verzí dokumentu, stačí pouze jedna, která je sdílená mezi všemi. Starší verze však můžete kdykoli obnovit, protože jsou uloženy v komprimované podobě v záloze, a proto vyžadují méně úložného prostoru.
Typickým příkladem je příprava prezentace v PowerPointu, kdy na stejném souboru může pracovat více lidí, kterým udělíte přístup. Pokud by každý pracoval na vlastním soboru, spotřebovává to více místa a vzniká obvykle i zmatek, která verze je na konci procesu ta správná.
Při odesílání e-mailů místo připojování souboru jednoduše sdílejte dokumenty z OneDrivu nebo SharePointu Online přímo jako odkaz. Ujistěte se, že jsou soubory předem s dotyčnými sdíleny! Příjemci tak mají přímý přístup k dokumentům, což šetří objem dat při odesílání a nesvádí je ke stažení příloh a jejich lokálnímu uložení, které by zbytečně spotřebovávalo další zdroje.
Užitečné záznamy schůzek v Microsoft Teams se automaticky nastaví tak, aby se po 60 dnech odstranily z Microsoft Streamu. Poté obdržíte e-mail, že nahrávka byla smazána a v případě potřeby ji můžete stále obnovit.
U SharePoint Online, lze dokumenty nastavit tak, aby je po určité době odstranil. Není to ovšem automatické jako u nahrávek, musíte se nastavit ručně. Kromě toho se v SharePointu Online všechny dokumenty, které byly odstraněny, po určité době automaticky odstraní i z koše.
Ujistěte se, že jste se odhlásili z odběru všech nevyžádaných sdělení a odstraňte ty z nich, které jsou již uloženy ve vašich systémech. S ohledem na čas, který strávíte s čištěním vašeho digitálního úložiště, zvažujte všechny mailingy, ke kterým se například při nákupu přihlašujete.
Pravidelně čistěte nedůležité, zejména větší soubory přímo na vašem počítači nebo mobilním zařízení, na sdíleném serveru, v cloudovém úložišti nebo v úložišti e-mailu nebo jiných aplikací pro zasílání zpráv. Mnoho souborů může být duplikáty těch, které jsou bezpečně uloženy jinde například na SharePointu Online.
Čistý digitální svět přináší mnoho výhod, proto je dobré zvolit odborného partnera pro IT podporu, který vám a vaší organizaci pomůže optimalizovat využití IT zdrojů a zvýšit efektivitu.
Konica Minolta je akreditovaným Microsoft Cloud Solution Partnerem. Umíme vám pomoci maximálně využít sadu digitálních aplikací a nástrojů Microsoft 365 (včetně SharePoint Online, Teams a OneDrive) tak, aby vaše cloudové úložiště fungovalo co nejefektivněji.
