Pro řadu menších i větších firem, které mají omezené interní zdroje IT a odborníků na zaškolení se často adopce Microsoft 365 podceňuje a může být náročná. V těchto inovačních projektech je klíčové zapojení jak samotných uživatelů, tak i IT a managementu. Pokud je to i vaše zkušenost, možná vám bude těchto 5 nejčastějších překážek na cestě k maximalizaci výhod Microsoftu 365 povědomých. Nebojte, každý problém má i své řešení.
1. Očekáváné zlepšení se nedostaví
Mnoho firem zavádí Microsoft 365 s cílem zlepšit spolupráci a komunikaci jejich zaměstnanců, ať už pracují v kanceláři, v různých provozovnách, doma nebo na cestách.
Často se však potýkají s problémy, jako je nepochopení možností a přínosů dané technologie, což může být způsobeno nedostatečným zaškolením. V důsledku toho se očekávané zlepšení nemusí dostavit a jednotlivé pracovní postupy zůstávají neefektivní.
- Řešení: Outsourcing adopce externímu partnerovi, jako je například Konica Minolta, vám přinese ověřené postupy a potřebnou expertízu ale také individuální přístup, uvolní vaše IT kapacity a zajistí hladký průběh projektu s dosažením očekávaných přínosů.
2. Kybernetická bezpečnost a ochrana dat
I přes širokou škálu bezpečnostních nástrojů Microsoft 365 může nesprávně navržená architektura a konfigurace dostupných nástrojů zvýšit bezpečnostní riziko a zranitelnost IT infrastruktury. Například správa a zabezpečení koncových bodů, uživatelských identit a informací je často nedostatečná.
- Řešení: Konica Minolta umí pomoci s konfigurací platformy v souladu s vašimi bezpečnostními politikami a předpisy a v souladu s aktuálními mezinárodně uznávanými standardy typu NIS2 či ISO27001.
3. Tlak neustálých aktualizací a výzva pro IT
I velké firmy s vlastními IT odděleními mají problém udržet krok s rychlým tempem vývoje Microsoft 365. Neustálé aktualizace znamenají, že IT týmy musí věnovat značné úsilí na správu systému, což může negativně ovlivnit jejich další činnosti a uživatelé se nemusí dozvědět o nových užitečných funkcích a jejich využívání může být zbytečně zpožděno.
- Řešení: Je potřeba mít definováno, které nové funkce jsou pro vaši firmu nejdůležitější a sestavit plán jejich aktualizací. Dále se pravidelně věnovat vzdělávání zaměstnanců, a to i na úrovni IT.
4. Bariéry uživatelů a návrat k dřívějším postupům
I když IT tým implementuje nové funkce, uživatelé často nemají dostatečné znalosti o jejich využití. Mnozí z nich se cítí zavaleni množstvím informací a dávají přednost starým způsobům práce. Nedostatečná adopce Microsoft 365 na úrovni jednotlivců i celých týmů může bránit v plném využití potenciálu této platformy. Může vést k neefektivní komunikaci, nižší produktivitě práce a v konečném důsledku i zmaření investice firmy.
- Řešení: Klíčem k úspěšné adopci je přizpůsobení pracovních postupů potřebám jednotlivých týmů, motivování všech uživatelů k využívání Microsoft 365 a poskytování technické podpory.
5. Nováčci bez znalostí Microsoft 365
Možná se vám podařilo shromáždit dostatek prostředků na školení zaměstnanců při prvním zavádění Microsoft 365. Jsou ovšem stále k dispozici pro školení nováčků? Pokud ne, chybějící školení Microsoft 365 pro nové zaměstnance může negativně ovlivnit jejich produktivitu a spokojenost a vést k vyšší fluktuaci.
Řešení: Investice do školení nových zaměstnanců se vyplatí. Je důležité vytvořit a udržovat komplexní a kontinuální program školení pro nováčky, například za pomoci využití online kurzů a nástrojů pro samostudium nebo pravidelných webinářů, ve kterých se zaměstnanci seznámí s novinkami Microsoft 365.
Proč si vybrat Konica Minolta?
- Jsme držiteli označení Microsoft Cloud Solutions Partner ve všech šesti oblastech, čímž prokazujeme naše komplexní znalosti a zkušenosti s cloudovými řešeními Microsoftu.
- Nabízíme profesionální poradenství a implementaci technologií, které odpovídají specifickým potřebám a cílům každého zákazníka.
- Poskytujeme dlouhodobou podporu, včetně správy verzí Microsoft 365, školení nových zaměstnanců i vývoje nových řešení pro podporu specifických pracovních postupů a firemní komunikace.
- V oblasti Power Platform Governance pomáháme vybraným zaměstnancům vytvářet vlastní řešení a aplikace v souladu s aktuálním trendem tzv. low-code developmentu a IT specialistům pomáháme definovat pravidla a vytvořit prostředí pro tento zcela nový způsob vývoje.
